COORDINATION LOGISTIQUE & MISE EN PLACE DE SALONS

Crédit photos : Fabrice Mangeot

MISSIONS POUR L’ORGANISATION OPTIMALE D’UNE MANIFESTATION

PREPARATION

• Elaboration du cahier des charges et préparation du budget avec rétro planning
• Plan d’implantation avec mises à jour en fonction de la commercialisation
• Appel d’offres et négociations pour sélectionner les différents prestataires
• Bons de commandes prestataires : lieu, stands, mobilier, signalétique, hôtesses…
• Création du dossier technique et contact individualisé pour finaliser les diverses demandes
• Préparation du dossier pour le service sécurité de la préfecture (minimum 2 mois en amont)
 

PENDANT LA MANIFESTATION

Phase de montage :
• Etat des lieux
• Vérification de la conformité des zones retenues
• Surveillance du respect des consignes de sécurité depuis le déchargement
• Contrôle de la bonne exécution des contrats engagés avec les prestataires
• Vérification des commandes particulières complémentaires des exposants
• Gestion des livraisons des partenaires sur leur stand

 

Phase d’action :
• Ouverture d’un commissariat général chargé d’assister les exposants

 

Phase de démontage :
• Contrôle du respect de l’heure de fin du démontage des différents prestataires
• Etat des lieux de sortie
• Etablissement des responsabilités en cas de dégâts

APRES LA MANIFESTATION

• Débriefing
• Compilation des améliorations qui peuvent être apportées
• Vérification des factures complémentaires